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Créer Un Formulaire Excel Et Boostez De 300% Votre Productivité

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Le formulaire Excel est l'une des fonctionnalités les moins connues et les plus sous cotées en efficacité.

Il est particulièrement efficace pour la saisie des données puisqu'il facilite énormément l'insertion, la navigation, la suppression et plusieurs autres fonctionnalités.

Donc pour vous prouver qu'utiliser un formulaire Excel est une nécessité, ce guide sera consacré à détailler la mise en place et les manipulations à faire pour en optimiser l’usage.

Pourquoi Un Formulaire De Saisie Est-Il Si Utile ?

Lorsqu’on a un tableau ou une base de données partagée entre plusieurs utilisateurs, on peut faire face au quotidien à un certains nombre de problèmes :

  •  La saisie des données par différents utilisateurs peut être à l’origine de plusieurs erreurs qu’il serait fastidieux de contrôler et de corriger manuellement. 
  • Certaines cellules de notre tableau contiennent souvent des formules que les utilisateurs peuvent modifier ou effacer lors d’une mauvaise manipulation. Ces cellules ne sont pas destinées à être renseignées mais elles servent uniquement au calcul de certains indicateurs mais les utilisateurs peuvent les remplir par erreur.
  • Si les colonnes à renseigner sont situées espacées à différents niveaux de notre tableau, les utilisateurs vont perdre beaucoup de temps à naviguer entre les colonnes et d’autres vont oublier de renseigner certaines données vu que les cellules ne sont pas toutes visibles en un même endroit. 

Un formulaire Excel vient pour remédier à tous ces problèmes de saisie manuelle facilitant ainsi la saisie en masse et la rendant beaucoup plus fiable.

La Création D'Un Formulaire Excel

Nous allons dans ce qui suit prendre l’exemple d’un formulaire qui va servir à saisir les coordonnées des clients pour leurs envoyer les nouveautés et les offres promotionnelles.

Voici le fichier Excel que nous avons utilisé, il est prêt à l'utilisation pour vous faire gagner du temps et pouvoir suivre notre guide :

Fichier Tutoriel Pour Formulaire Excel

Pour commencer, la commande formulaire n’est pas visible sur le ruban de commande d'Excel.

Il faut donc l’ajouter sur notre barre d’outils pour pouvoir l’utiliser.

Pour ce faire, on procède  comme suit :

  • Cliquer sur la barre d'outils Office avec le bouton droit de la souris et choisissez l'option "Personnaliser le ruban".
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  • Cliquez ensuite sur le bouton " Nouveau groupe". 
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  • Choisissez "Toutes les commandes" puis sélectionnez la commande "Formulaire" et appuyez enfin sur le bouton "Ajouter".
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Il ne reste plus qu'à saisir les données grâce aux champs adéquats.

Synchroniser Les Champs Avec Ceux Du Formulaire

Pour synchroniser les champs du tableau avec ceux du formulaire, il faut procéder comme ceci :

  • On commence par sélectionner notre ligne d’entête.
  • On clique ensuite sur la nouvelle commande « Formulaire » qui apparaît désormais sur notre barre d’outils à accès rapide.
  • Si une notification apparaît, c'est juste pour confirmer que l'on souhaite utiliser la première ligne comme étiquette, il suffit donc de valider.
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Ajouter Des Données Avec Le Formulaire Excel

Pour renseigner les étiquettes du formulaire, il suffit de saisir les données des clients de cliquer ensuite sur « Nouvelle » :

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Ainsi, les coordonnées du client s’afficheront instantanément sur notre tableau Excel au niveau des champs appropriés :

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Pour renseigner les lignes suivantes de notre tableau, il suffit de sélectionner une cellule du tableau et de cliquer sur « Nouvelle »:

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On procède exactement de la même façon que pour le premier client pour renseigner les autres coordonnées :

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Notre tableau sera donc rempli comme suit :

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Navigation Dans Le Tableau Avec Le Formulaire Excel

Outre la fonction de saisie, Un formulaire Excel nous permet également de naviguer facilement entre les différentes lignes du tableau grâce aux deux boutons «Précédente» et «Suivante».

Pour accéder à la ligne précédente, il suffit de se positionner dans le tableau et de cliquer sur le bouton "Précédente" :

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Les informations de la ligne précédente s’affichent instantanément :

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Avec la commande "Suivante", ce sont les données de la ligne suivante qui s'affichent et les informations correspondantes s’affichent comme suit :

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Modifier Une Valeur Du Tableau Avec Le Formulaire Excel

Dans le cas d’une erreur de saisie ou bien si on a tout simplement besoin de mettre à jour les coordonnées suite à une demande du client, nous avons la possibilité de modifier directement dans le formulaire.

Voici comment faire: 

  • Commencez par sélectionner n’importe quelle cellule du tableau.
  • Cliquez ensuite sur le raccourci « formulaire » et naviguez jusqu’à atteindre la cellule concernée.
  • Saisissez les modifications et validez en cliquant sur clique sur «Nouvelle».
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Supprimer Une Valeur Avec Un Formulaire Excel

Si on souhaite supprimer une valeur du tableau:

  • Sélectionner n’importe quelle cellule du tableau.
  • Cliquer sur la commande "Formulaire" et naviguer pour atteindre la ligne à supprimer.
  • Cliquer enfin sur "Supprimer" et valider par "Ok".
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Vous verrez que la ligne disparaitra automatiquement.

Restaurer Une Valeur Supprimée Ou modifiée

Lors de la saisie on peut modifier une valeur juste par mégarde, il serait donc pratique de pouvoir instantanément la récupérer sans avoir recours à beaucoup de recherche.

Ceci est possible grâce à la fonctionnalité du formulaire Excel "Restaurer".

Il suffit de cliquer sur « Restaurer » avant de valider une création ou une modification en cliquant sur "Nouvelle". 

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La valeur modifiée est restaurée à la donnée d'origine.

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Dans le cas où on supprime une valeur par erreur, on peut également restaurer tant qu’on n’a pas validé la modification en cliquant sur « Nouvelle » :

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La valeur est restaurée même si elle a été supprimée par une mauvaise manipulation :

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Rechercher Une Valeur Du Tableau Avec Le Formulaire

Une des fonctionnalités les plus pratiques d'un formulaire Excel est le fait de pouvoir faire des recherches ciblées pour une ou plusieurs valeurs.

Si par exemple, on veut rechercher tous les noms commençant par la lettre D.

Il suffit de sélectionner n’importe quelle cellule du tableau ensuite cliquer sur l'option "Formulaire" de la barre d'outils puis sur le bouton "Critères" :

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Le critère de recherche consiste à écrire la lettre "D" dans la zone de texte "Nom":

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La fenêtre affiche les résultats relatifs à notre recherche.

Pour tous les consulter, il suffit de naviguer avec les fonctions « Précédente » et « Suivante » du formulaire:

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Ajouter Un Nouveau Champ Grâce Au Formulaire Excel

Si on souhaite rajouter un ou plusieurs champs à notre tableau, il est possible d'utiliser le formulaire lui même. 

Par exemple, on voudrait ajouter 2 champs dans l'entête.

Soit le champ "Validité" et le champ "Règlement".

La procédure est simple à réaliser :

  • Sélectionner les 2 cellules concernées dans la ligne des titres.
  • Accéder au formulaire Excel.
  • Dans la fenêtre qui s'affiche, valider par "Ok".
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Saisissez lez nouveaux champs et validez par le bouton "Nouvelle" :

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Les nouveaux champs s’affichent donc sur notre tableau avec la même mise en forme :

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Pour saisir les données correspondantes à ces deux nouveaux champs, il suffit de les sélectionner et de remplir le formulaire normalement :

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Appliquer Des Règles De Saisie Au Formulaire Excel

Il est souvent indispensable d’imposer des règles de saisie aux cellules correspondantes à notre formulaire afin d’uniformiser le format des données saisies entre les différents utilisateurs et aussi afin d’éviter aussi les erreurs de saisie.

Pour notre exemple, on pourrait imposer que nos clients soit tous majeurs.

Donc, les dates de naissance doivent obéir à des règles imposées et précises ce qui annulera aussi les fautes de frappe.

pour appliquer des règles de saisie :

  • Sélectionnez la colonne concernée, soit la colonne "Date de naissance". 
  • Cliquez ensuite sur le menu "Données" de la barre d'outils.
  • Puis appuyez sur "Validation de données".
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Dans la fenêtre qui s'affiche, remplissez "Date de début" et "Date de fin" (Il faudrait aussi fixer le type de la cellule comme étant une date).

En appliquant cette règle, si on saisit une date non comprise dans l’intervalle défini, on aura le message d’erreur suivant :

Une autre règle serait d'imposer la saisie du numéro de téléphone afin que les utilisateurs n’omettent pas de saisir cette information. 

Pour cela:

  • Sélectionnez la colonne concernée, soit la colonne "Numéro de téléphone".
  • Cliquez ensuite sur le menu "Données" de la barre d'outils.
  • Puis appuyez sur "Validation de données".

Voici les paramètres à remplir pour imposer un numéro qui ne soit pas nul.

Donc, si on saisit la valeur « 0 », le message d’erreur suivant bloquera la saisie :

Pour imposer de saisir un numéro de téléphone avec la longueur adéquate.

Il faut refaire la même procédure mais cette fois utiliser dans la partie "Autoriser" le paramètre "Longueur du texte".

Spécifier que la longueur du champ doit être de "égale à" 13.

En testant le champ avec les deux règles, on aura aussi un message d'erreur si on introduit une valeur nulle ou une valeur qui n'a pas 13chiffres.

Même si on saisit 13 zéro, nous aurons quand même un message d'erreur.

En dernier lieu, et pour optimiser encore plus la saisie, il serait judicieux de personnaliser les messages d'erreur.

pour cela, utiliser l'onglet "Message de saisie" pour écrire le texte de vos messages d'erreur pour chaque règle de saisie élaborée.

Conclusion

Je pense qu'utiliser un formulaire Excel booste la productivité d'une manière très remarquable.

En plus, utiliser des règles de saisie vous fera gagner en temps et surtout en fiabilité puisque la vérification des données se fait en même temps que la saisie, ce qui est en soi un énorme avantage.

N’importe quel utilisateur quelque soit son niveau d’expertise avec Excel, peut en quelques clics faciliter la saisie de ses données, gagner beaucoup de temps mais surtout minimiser les erreurs.

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